Обов'язкове проведення перерахунку ПДФО роботодавцем передбачено пп. 169.4.2 п.169.4 ст.169 ПКУ:
«Роботодавець платника податку зобов'язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги:
а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених підпунктом 169.2.3 пункту 169.2 цієї статті;
в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.»
Зазначимо, що суми військового збору не підлягають перерахунку.
Перерахунок здійснюється шляхом уточнення виплачуваних працівнику протягом року місячних доходів з урахуванням сум, які було нараховано безпосередньо за відповідні звітні місяці (відпускні, лікарняні тощо). Це передбачає абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ:
«Якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.»
Обов'язковому перерахунку ПДФО підлягає дохід у вигляді заробітної плати. Тобто, враховуються всі виплати, які відповідно до Інструкції № 5 належать до фонду оплати праці.
З метою оподаткування доходів працівників суми лікарняних належать до заробітної плати, а отже під час перерахунку враховують:
– оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця;
– допомогу з тимчасової непрацездатності.
Тобто, всі виплати, які протягом року податковий агент відображав у додатку 4ДФ з ознакою доходу "101", беруть участь у річному перерахунку.
Чи можна не здійснювати перерахунок, якщо на підприємстві немає працівників, які користуються податковою соціальною пільгою (ПСП)?
Так, можна, але якщо під час оподаткування заробітної плати працівників не було допущено помилок, оскільки перерахунок дає змогу податковому агенту самостійно виправити виявлені помилки і не сплачувати штраф, передбачений у п. п. 50.1 та 119.1 ПКУ (1200 грн (2040 грн)).
Як провести перерахунок:
1. Перевірити, чи правильно нараховано заробітну плату за кожен місяць 2023 року?
Слід врахувати, якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.
2. Перевірити відповідність нарахованої зарплати і граничного розміру доходу, який застосовується для ПСП.
ПСП застосовують до доходу, нарахованого на користь платника податку протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень (пп. 169.4.1 ПКУ).
Таким чином, граничний розмір доходу, до якого застосовують ПСП у 2023 році, становить 3760 грн (2684 грн х 1,4).
Зауважимо, що для окремих категорій працівників граничний розмір доходу може бути збільшено. Так, у разі застосування ПСП, передбаченої в пп. 169.1.2 ПКУ для батьків, які мають двох або більше дітей, граничний розмір доходу для одного з батьків визначають кратно кількості дітей (якщо в сім'ї двоє дітей, то для одного з батьків граничний розмір доходу, який дає право на застосування ПСП у 2023 році, дорівнює 7520 грн (3760 грн × 2)).
3. Уточнення суми ПДФО за кожен місяць окремо і в цілому за рік
З урахуванням виявлених відхилень щодо нарахованих виплат та їх відповідності граничному розміру доходів обчислюємо суму ПСП за кожен місяць окремо та суму ПДФО, яка підлягає доплаті за такий місяць.
Потім визначаємо загальну суму ПДФО за 2023 рік з урахуванням уточнених сум за кожен місяць.
Різниця між фактично нарахованою сумою ПДФО за 2023 рік та сумою, яка враховує уточнення, це і є результатом перерахунку.
4. Проведення результатів перерахунку
У разі якщо у майбутніх податкових періодах (з урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПКУ) платник податків самостійно (у тому числі за результатами електронної перевірки) виявляє помилки, що містяться у раніше поданій ним податковій декларації (крім обмежень, визначених цією статтею), він зобов'язаний надіслати уточнюючий розрахунок до такої податкової декларації за формою чинного на час подання уточнюючого розрахунку.
Тобто, уточнювати додатки 4ДФ до Податкового розрахунку за окремі місяці звітного року у зв'язку з перерахунком не потрібно.
Результати річного перерахунку відображають у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за грудень 2023 року наступним чином:
- у графах 3а "Сума нарахованого доходу" та 3 "Сума виплаченого доходу" проставляють суму нарахованого й виплаченого доходу за відповідний звітний період з урахуванням донарахованої суми;
- у графах 4а "Сума нарахованого податку" та 4 "Сума перерахованого податку" проставляють суму податку на доходи фізичних осіб з урахуванням суми недоплати/переплати.
Якщо за результатами перерахунку виникає переплата з ПДФО, то на її суму податковий агент зменшує суму нарахованого ПДФО за місяць, у якому здійснено перерахунок. Тобто зменшується сума ПДФО за грудень.
Якщо виникає недоплата ПДФО, то суму недоплати утримують з оподатковуваного доходу фізособи за відповідний місяць (але після його оподаткування), а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.
Відображення перерахунку ПДФО в бухобліку:
- утримання суми недоплати ПДФО: Дт 661 – Кт 641/ПДФО;
- урахування суми переплати для зменшення суми ПДФО: Дт 661 – Кт 641/ПДФО методом "червоне сторно".