Однозначно звільнити працівника за прогул (п.4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) в такому випадку не можна, оскільки передбаченим цією нормою закону прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин.
Тобто, роботодавець повинен визначити, що така відсутність не була викликана поважними причинами.
Можна скористатись нормами пункту 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, яка визначає, що підставами припинення трудового договору є відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Ця підстава з’явилася у законодавстві з 19.07.2022.
Для припинення дії трудового договору за відповідною підставою мають бути одночасно дотримані дві обов’язкові умови (див. Коментар Мінекономіки до закону України від 01.07.2022 № 2352 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» (оновлений)):
1) фактична відсутність працівника на робочому місці понад 4 місяці підряд;
2) відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад 4 місяці підряд (при цьому не має значення поважність чи неповажність причин такої відсутності).
Вбачається, що у випадку невиконання одночасно двох вищенаведених умов звільнення відповідно до такої підстави може бути визнано судом незаконним, наприклад, якщо працівник доведе, що протягом 4 місяців поінформував роботодавця про причини своєї відсутності.
При цьому, виходячи з необхідності виконання вимоги щодо відсутності працівника або інформації про нього 4 місяці підряд, не може вважатись виконанням цієї умови наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці.
Звертаємо увагу, якщо з працівником призупинено дію трудового договору, то працівника неможливо звільнити по пункту 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, оскільки:
1) роботодавцю відома причина відсутності працівника – призупинення дії трудового договору;
2) законодавство не вимагає від працівника інформувати роботодавця про своє місцезнаходження під час призупинення дії трудового договору
Як роботодавцю підтвердити неявки працівника
У табелі обліку робочого часу працівника повинно бути проставлено «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.
Крім того, роботодавець повинен періодично перевіряти на порталі ПФУ, чи не з’явився е-лікарняний на працівника.
Вельми доречно мати підтвердження того, що роботодавець вжив всі можливі заходи для пошуку працівника.
Це може бути (не виключно):
- доповідні записки безпосереднього керівника працівника на ім’я керівника підприємства про відсутність працівника або акти про відсутність;
- повідомлення на електронну пошту працівника та періодичні дзвінки на відомі телефонні номери працівника, листи на адресу проживання (з повідомленням про вручення). Потрібно засвідчити ці дії актами довільної форми.
З якого періоду рахувати чотири місяці перед звільненням?
Наразі існують дві протилежні думки від Держпраці та від Мінекономіки
Держпраці пишуть у листі від 12.08.2022 р. № 3055/4/4.1-22а: «Оскільки, вищезазначена норма набула чинності з 19.07.2022, звільнення працівника відповідно до пункту 8 3 статті 36 КЗпП України можливе не раніше 19.07.2022 за наявності на дату звільнення 4-х місяців відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності».
Тобто, чотири місяці відсутності можна почати відраховувати ще до 19.07.2022, а от звільнити можна не раніше 19.07.2022.
Інша позиція у Мінекономіки. В листі від 21.08.2022 № 4712-06/60662-07 зазначено, «що відлік часу фактичної відсутності працівника на робочому місці та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль має починатися від 19.07.2022 (набрання чинності Законом № 2352)».
Є висока вірогідність того, що суди будуть на боці працівника і теж рахуватимуть чотири місяці з 19.07.2022 року.
Документи на звільнення
Наказ про звільнення (копію), повідомлення про нараховані та виплачені працівнику при звільненні суми, а також повідомлення про необхідність отримати трудову книжку (якщо вона зберігається на підприємстві) можна надіслати поштою в день звільнення.
Документи слід відправляти листом із повідомленням про вручення, з позначкою «Вручити особисто» та описом вкладення. Якщо лист повернеться – необхідно його зберігати.
Якщо працівник проживав на тимчасово окупованій території чи на території активних бойових дій, то необхідно зберігати ці документи у себе на підприємстві. В день звільнення можна зробити акт про неотримання документів працівником у зв’язку з його неявкою на роботу.
Для надійності можна надіслати фото документів працівнику за допомогою месенджерів, якими він користувався, та/або електронною поштою.
Остаточний розрахунок
В день звільнення необхідно перерахувати всі належні працівникові кошти на картку працівнику, а якщо він отримував кошти в касі готівкою - то в день звільнення слід отримати в банку кошти на виплату та по завершенні строку тримання готівки в касі на виплату зарплати, депонувати її.