Листок непрацездатності - сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером цього реєстру електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування (п. 16 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).
Де з лікарняним можна взаємодіяти?
Працювати з електронними листками непрацездатності (далі також е-лікарняний) страхувальники можуть на порталі ПФУ в особистому кабінеті.
Чи можна отримувати паперові лікарняні?
Так, можна
На період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування лікарям дозволено видавати:
1. Паперові лікарняні листи (на затверджених бланках), у разі:
1) продовження та закриття листків непрацездатності, що були видані особам до 01 жовтня 2021 року;
2) спливу строку, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров'я, а за її відсутності керівник закладу;
3) застрахованій особі протягом двох місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини - на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
4) виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я, які призводять до неможливості формування електронного листка непрацездатності в Електронному реєстрі більше ніж протягом семи днів з дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність - до усунення таких проблем (помилок);
5) зупинення в умовах воєнного стану доступу користувачів електронної системи охорони здоров'я до центральної бази даних електронної системи охорони здоров'я;
6) порушення строків звернення пацієнта для продовження випадку тимчасової непрацездатності, якщо це порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стану, а також за умови, що на дату звернення за медичною та/або реабілітаційною допомогою пацієнт залишається непрацездатним відповідно до результатів проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність зазначеного пацієнта. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності як продовження раніше виданого з дати наступної за датою завершення періоду непрацездатності, засвідченого раніше виданим листком непрацездатності, приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров'я, а за її відсутності керівник закладу.
У бланку листка непрацездатності, який видається у випадках, зазначених у цьому пункті, як продовження електронного листка непрацездатності, зазначається номер листка непрацездатності, який продовжується.
2. Роздрукований самостійно лікарняний на білому папері
На період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування у разі відсутності у закладі охорони здоров'я бланків листків непрацездатності та неможливості їх отримання дозволяється за рішенням керівника закладу охорони здоров'я видача листків непрацездатності, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров'я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03 листопада 2004 року N 532/274/136-ос/1406, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 листопада 2004 року за N 1454/10053.
При цьому у рядку, де вказується серія бланка, зазначається ЄДРПОУ закладу охорони здоров'я, а де номер бланка - порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.
Такий листок непрацездатності вважається документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку.
Що повинен містити паперовий лікарняний?
Заповнення лікарем реквізитів паперового лікарняного регулює Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, ФНВ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406
Технічний опис листка непрацездатності – тут
Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності – див. тут
Електронний листок непрацездатності
Із чого складається номер листка непрацездатності?
Номер електронного лікарняного – це унікальний номер, який має складну структуру та ніколи не повторюється. Він відрізняється від номера медичного висновку, на підставі якого автоматично створюється е-лікарняний.
Дізнатись номер е-лікарняного можна з повідомлення від Пенсійного фонду, яке надходить на мобільний номер застрахованої особи – SMS має надійти упродовж декількох хвилин після створення лікарняного.
Номер складається з трьох частин та 19 або більше знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. Він генерується у такому форматі: 1) номер випадку непрацездатності (перший набір цифр до тире), 2) порядковий номер листка непрацездатності (другий набір цифр до тире), 3) номер його версії.
Номер версії позначається цифрою «1» при створенні нового листка та при створенні листка як продовження. Номер може збільшуватися (2, 3 і т.д.), якщо до листка непрацездатності вносяться зміни.
Як дізнатись номер е-лікарняного, якщо SMS від ПФУ не надійшло?
Інколи повідомлення із номером е-лікарняного може не надійти – це означає, що у вашому особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ не вказано мобільний номер телефону або ви не надали дозвіл на отримання повідомлень.
Увага, сумісники!
Особливістю е-лікарняних сумісників є те, що в роботодавців за сумісництвом відображається не е-лікарняний безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригінального документу порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-лікарняного після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо в працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі).
Зазначена цифра є технічною інформацією про те, що це копія електронного лікарняного, а застрахована особа працює в роботодавця за сумісництвом.
Номер випадку непрацездатності
Цей номер співпадатиме для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допоможе визначити, є е-лікарняний первинним чи продовженням.
Якщо на одного працівника відкрито декілька електронних лікарняних, що йдуть один за одним, то такі е-лікарняні складають один страховий випадок, якщо у них збігається номер випадку непрацездатності.
Дата відкриття та Дата закриття
Дата відкриття – дата відкриття е-лікарняного.
Дата закриття — це прогнозована дата, після якої відновиться працездатність особи, або дата наступного огляду пацієнта.
Статус лікарняного
Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений».
Закритий – це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. По електронних лікарняних з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:
– закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
– відкриття (початок строку дії медичного висновку) — для лікарняних по вагітності та пологах.
Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни.
Готово до сплати – статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. По електронних лікарняних з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.
Помилково сформований — статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати по таким електронним лікарняним не проводяться.
Недійсний – такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.
Оплачений – статус, якого листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спеціальний рахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі.
Строки розгляду лікарняного
1. Отримуємо лікарняний.
Паперовий листок непрацездатності надає працівник.
Електронні лікарняні страхувальник (уповноважена ним особа) перевіряє самостійно в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду.
Законодавством не передбачено обов’язок працівника інформувати роботодавця про формування медвисновку, на підставі якого буде створено е-лікарняний. Однак, необхідність такого інформування роботодавець може закріпити у внутрішніх документах, що регулюють питання трудової дисципліни.
2. Визначимо страховий стаж
Де зазначати інформацію про страховий стаж – на розсуд роботодавця. Тобто, можна самостійно визначити, де і в якому вигляді роботодавець його фіксуватимете.
3. Призначення виплати
Рішення про призначення лікарняних/допомоги по вагітності та пологах приймає страхувальник або уповноважені ним особи.
Документи для призначення лікарняних розглядають не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження
Днем надходження електронного лікарняного вважається день зміни його статусу на «Готово до сплати».
При призначенні виплат за паперовими лікарняними необхідно враховуємо строки давності. Відповідно до ч. 5 ст. 24 Закону № 1105 страхові виплати, передбачені цим Законом, здійснюються у разі, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Щодо е-лікарняних, то виплати можна призначити і після спливу шестимісячного строку (лист ПФУ від 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741)
Сформований в електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України електронний листок непрацездатності вважається поданим страхувальнику для призначення страхової виплати коли він набуває статусу “готовий до сплати (виданий)”.
Якщо прийнято рішення про відмову в призначенні страхових виплат, про це слід проінформувати застраховану особу не пізніше 5 днів після його прийняття.
4. Подання податкового розрахунку з Д1
Подання податкового розрахунку з Д1 з типом «Звітний» як «Довідковий», якщо необхідно отримати фінансування від ПФУ та до розрахункового періоду входять місяці кварталу, за який ще не настав час звітувати.
Після закінчення звітного кварталу за місяці такого кварталу треба подати Податковий розрахунок з типом «Звітний».
5. Обчислення суми виплат
Розраховані суми виплат відображаємо в бухгалтерському обліку
6. Формування заяву-розрахунок на отримання фінансування від ПФУ
Заяву формуємо в особистому електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ. Потрібно складати такі заяви-розрахунки окремо за електронними та паперовими листками непрацездатності.
Пенсійний фонд України має здійснювати таке фінансування протягом 3-х днів після надходження заяви-розрахунку.
7. Виплата лікарняних та допомоги по вагітності та пологах:
- найманим працівникам - у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати;
- застрахованим особам, які працюють на умовах цивільно-правового договору ( у тому числі на умовах гіг-контракту), - протягом 10 робочих днів після призначення допомоги.
Оплату перших п’яти днів за рахунок роботодавця можна здійснити працівнику до настання зазначеного вище строку.
8. Формуємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ
Строк подання — протягом місяця з дня проведення виплат.
Яка різниця між медичним висновком та електронним лікарняним?
Медичний висновок та електронний лікарняний - це два різних електронних документи, що генеруються та зберігаються у різних державних електронних реєстрах, водночас, тісно пов’язані між собою, оскільки засвідчують факт тимчасової непрацездатності людини.
У разі хвороби людина звертається до лікаря.
Лікар встановлює факт тимчасової непрацездатності та формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність (МВТН) в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я.
МВТН – це електронний документ, який:
- містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності,
- засвідчує тимчасову непрацездатність,
- є підставою для створення е-лікарняного.
У медичному висновку зазначено номер запису в Реєстрі медичних висновків, висновок лікаря, строк дії медичного висновку, посилання на попередній медичний висновок про тимчасову непрацездатність та відмітку про початок нового випадку тимчасової непрацездатності (за наявності).
Після формування МВТН пацієнту на телефон має прийти смс-повідомлення (на номер, визначений як контактний в електронній системі охорони здоров’я).
МВТН з моменту накладання на нього КЕП лікаря автоматично передається з електронної системи охорони здоров’я до Електронного реєстру листків непрацездатності, адміністратором, якого є Пенсійний фонд України. На підставі МВТН формується електронний листок непрацездатності.
Електронний листок непрацездатності – електронний документ, який:
- засвідчує факт тимчасової непрацездатності;
- є підставою для звільнення від роботи та призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування.
Дані електронного листка непрацездатності надходять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та відображаються у відповідному статусі в електронному кабінеті страхувальника (роботодавця), особистому кабінеті працівника.