Підпункт 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ встановлює строки звітування про відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Так, документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Однак, в цьому підпункті мова йде про витрати, здійснені у безготівковій формі з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити.
Крім того, у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
А як бути, якщо витрати здійснювались готівкою?
У ПКУ відповіді не знайдемо, тоді уважно читаємо Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі – Порядок № 841).
Пункт 2 цього Порядку говорить про наступне:
«2. Звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
1) завершує таке відрядження;
2) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, зазначені в абзаці першому цього пункту, продовжуються на один календарний місяць.».
Таким чином, для строку звітування не важливо, отримав працівник готівку, чи розраховувався безготівково.
Щодо строків повернення коштів (в т.ч. виданих готівкою)
Строки повернення в ПКУ визначено лише для випадків здійснення безготівкових розрахунків з використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів, тобто до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії.
Щодо готівкових коштів, то у п. 3 Порядку № 841 прописано, що за наявності надміру витрачених коштів / електронних грошей така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку / небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні Звіту.
Якщо ж авансовий звіт не подається, то повернути видані кошти потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії.