Насамперед перевірте в електронному кабінеті платника податків чи не присвоїли часом вам чи вашому партнеру статус «ризикового» платника. Якщо таке нажаль сталося, то розблокувати ПН/РК не вдасться, потрібно спочатку зняти ризиковий статус з підприємства в органі ДПС. Це досить довга і складна процедура, тому в цьому матеріалі ми на ній не зупинятимемся. Якщо ж цього не сталося, читайте поради як діяти далі.
Що потрібно надати податківцям для розблокування податкової накладної?
По максимуму надамо перелік документів залежно від виду господарської діяльності платника.Щоб розблокувати податкові накладні та розрахунки коригування (ПН/РК), надайте податківцям повідомлення про подання пояснень та копій документів щодо ПН/РК, реєстрацію яких зупинено (за формою J/F1312603). До повідомлення надайте пояснення та скановані копії документів у вигляді документів довільного формату за формою J(F)1360102.
Під час підготовки пакету документів, обов’язково дотримуйтесь наступних форматів:
- копії документів робіть у форматі PDF, PNG або JPG;
- кожен окремий pdf-файл не не повинен бути більше 2 Мб.;
- створіть окремий Додаток за формою J(F) 1360102 з метою передання кожного pdf-файлу (png, jpg).
Пояснення пишіть таким чином, щоб максимально упередити запитання податківців типу «коли, від кого, де, кому, які первинні документи», зокрема :
- звідки отримали товар (послугу), сировину (тобто повний відносин з постачальниками),
- хто безпосередньо задіяний у господарській діяльності (тобто наявність працівників у штаті, , та підрядників а також засобів праці, задіяних у операції, незалежно від того власні вони чи наприклад орендовані);
- де здійснюєте господарську діяльність (тобто повний опис наявності власних виробничих ресурсів, обладнання, приміщень, орендованих і тих, які належать підрядникам);
- кому ви реалізували товар/послугу (тобто відносини з покупцями) та іншу важливу інформацію та/або копії документів.
Згрупуйте документи за категоріями:
1. Документи на основні засоби, які використовуєте у господарській діяльності ( як власні так і орендовані). По орендований надайте податківцям:
- договір оренди приміщення з додатками; якщо ж це суборенда, то додатково надайте погодження на суборенду від орендодавця;
- акти наданих послуг з оренди приміщення;
- банківські виписки щодо сплати за послуги оренди.
Якщо мали місце інші договори на додаткові послуги (договори переробки давальницької сировини, договори переуступки боргу, договори субпідряду тощо) — надавайте документи за аналогічною схемою (договір, первинна документація, оплата).
На транспортні засоби надайте їм копії свідоцтва на їх реєстрацію, договори оренди, суборенди, акти приймання-передачі та оплату.
При цьому перевірте, щоб основні засоби були відображені у податковій та фінансовій звітності, а також у повідомленні за формою № 20-ОПП. Якщо саме на цьому етапі виявите помилку, то спочатку виправіть її, а вже потрім подавайте пакет для розблокування ПН/РК, інакше дуже ризикуєте отримати статус «ризикового платника» і звісно ж податківці нічого в такому випадку не розблокують.
2. Дозвільна документація, що є діючою на дату оформлення ПН/РК, яка є підставою для виконання окремих видів робіт/послуг (дозволи, допуски, посвідчення, сертифікати, ліцензії тощо) – її теж додайте до пакету для розблокування.
3. Документи на отримання товару від постачальника:
Найголовніше детально складіть опис особливостей діяльності, який дозволить податківцям краще розуміти картину діяльності, загальні відомості по підприємству, хронологічний опис подій за відповідною операцією згідно з ПН/РК;
Крім цього потрібно органу ДПС потрібно додати копії :
- договору з постачальником товару/послуги/сировини з додатками, специфікаціями;
- рахунків-фактур щодо сплати за придбані товари/ послуги;
- видаткових накладних/актів виконаних робіт/послуг від постачальника за відповідним договором;
- ПН від постачальника, зареєстровані в ЄРПН;
- банківських виписок, які підтверджують сплату постачальнику за отриманий товар/послугу;
- документів щодо підтвердження відповідності продукції (декларації про відповідність, паспорти якості, сертифікати відповідності).
Ще потрібно обов’язково їм надати копії документів щодо оренди чи найму транспорту (якщо залучене транспортування має місце), а саме:
- договорів оренди транспортних засобів (або договір на перевезення з транспортною компанією);
- актів наданих послуг з оренди транспорту або з перевезення;
- товарно-транспортних накладних щодо відповідних перевезень;
- банківських виписок про сплату за транспортні послуги або за оренду транспорту.
4. Копії документів, що оформлені на реалізації товару покупцю, а саме:
- договір з покупцем товару/послуги з додатками, специфікаціями;
- сертифікати, паспорти якості, декларації виробників (якщо це передбачають видом продукції/товару);
- рахунки-фактури щодо сплати за реалізовані товари/послуги;
- видаткові накладні/акти виконаних робіт, що свідчать про отримання покупцем відповідного товару/послуги;
- банківські документи, що підтверджують оплату покупцем отриманих товарів/послуг.
5. Статистична звітність.
Перелік документів, які надаєте для розблокування ПН/РК, обов’язково наведіть у Поясненні.
Приклад
Орієнтовний перелік документів для підприємств, які надають послуги з перевезення:
на транспортні засоби:
договір купівлі-продажу/оренди/найму транспортного засобу;
платіжні документи, які підтверджують придбання/оренду/найм транспортного засобу;
свідоцтво реєстрації транспортного засобу;
документи на право власності транспортних засобів;
документи про проходження техогляду.
на водіїв транспортних засобів:
штатний розпис;
посвідчення водія;
медична експертиза перед виїздом на маршрут. Це може бути довідка з медичної служби або оплата за медобстеження водіїв перед виїздом на маршрут щодення/щомісячна чи щоквартальна.
для підтвердження витрат діяльності:
договори на придбання палива/запчастин/послуг обслуговування тощо, рахунки, акти, сертифікати, гарантійні зобов’язання, видаткові накладні, акцизні накладні на паливно-мастильні операції;
документи на оплату (платіжні інструкції/банківські виписки).
стосовно обслуговування транспортних засобів:
акти монтажу шин, рахунок, видаткова накладна;
договір на придбання запчастин, рахунок, акт прийому-передачі запчастин, послуги СТО;
документи про оплату (платіжні інструкції, банківські виписки).
щодо провадження господарської діяльності:
договір про надання/виконання послуг перевезення;
прейскурант вартості комплексу послуг до договору;
довіреність;
видаткова накладна, акт приймання передачі, рахунок на оплату послуг, акти звірки розрахунків;
товарно-транспортні накладні;
подорожні листи;
реєстр вантажних перевезень;
платіжні доручення та/або виписки з банку про оплату виконаних робіт/наданих послуг.
Копії форм статистичної звітності :
Звіт про перевезення вантажів та пасажирів автомобільним транспортом (форма № 51-авто);
Звіт про перевезення автомобільним транспортом вантажів за видами вантажів та пасажирів за видами сполучення (форма № 31-авто)