Працююче підприємство щоденно здійснює різні операції (отримання/відвантаження товарів, надання/отримання послуг, оплата постачальникам, нарахування зарплати, оформлення відряджень працівників і т.п.). Всі ці операції так чи інакше впливають на активи, зобов’язання чи власний капітал підприємства.
Ці операції підприємства називаються «господарськими операціями»
Так, ще раз:
господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства
Інформацію про господарські операції містять документи, які називаються первинними.
Тобто, первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію.
Важливий висновок: підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату складання;
3) назву підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
5) посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
До первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Увага!!!
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
На підставі первинних документів виконується запис на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій у комп'ютерній базі даних або у паперових журналах.
Такий запис називається проводка або бухгалтерський запис (англ. Entry).
Запис до облікових регістрів здійснюється після перевірки первинних документів за формою і змістом. Бухгалтерський запис (проводка), не підтверджений первинними документами, вважається необґрунтованим і неправильним
Важливо!!!
Факт здійснення господарської операції може підтверджуватися не лише первинними документами, а й іншими доказами в їх сукупності, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару (надання послуг).
Див. постанови об`єднаної палати Касаційного господарського суду у складі Верховного Суду від 05.07.2019 у справі № 910/4994/18, від 03.06.2022 у справі № 922/2115/19, та в постановах Касаційного господарського суду у складі Верховного Суду від 29.01.2020 у справі № 916/922/19, від 10.12.2020 у справі № 910/14900/19, від 26.05.2022 у справі № 910/14900/19, в яких містяться висновки про те, що обов`язковою умовою підтвердження реальності здійснення господарських операцій є фактична наявність у сторін договору первинних документів, фізичних, технічних та технологічних можливостей для здійснення відповідних операцій та зв`язок між фактом придбання послуги і подальшою господарською діяльністю. У разі наявності дефектів первинних документів та невизнання стороною факту постачання спірного товару, сторони не позбавлені права доводити постачання товару іншими доказами, зокрема, податковими накладними, податковими деклараціями тощо, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару.
При цьому в усіх зазначених постановах викладено загальний правовий висновок про те, що факт здійснення господарської операції може підтверджуватися не лише первинними документами, а й іншими доказами в їх сукупності, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару (надання послуг).
Рекомендую прочитати визначення бухгалтерських термінів в статті 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Наказ Мінфіну «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 № 88.