You are using an outdated browser. Please upgrade your browser to improve your experience.

Внутрішні положення

Рекомендації для тих, кому потрібно розробити правила поводження з комерційною, конфіденційною та службовою інформацією

Кожна компанія в процесі своєї господарської діяльності збирає, обробляє та  накопичує інформацію, розповсюдження якої може призвести до негативних наслідків. Яку інформацію та як необхідно охороняти та зберігати, які механізми та способи захисту доступні і які негативні наслідки можуть настати у випадку витоку інформації чи її втрати? Кожне підприємство повинно самостійно дати відповіді на ці питання, але певні закономірності та базові принципи все ж таки існують.

Поняття комерційної таємниці наведено в статті 505 Цивільного кодексу України. Слід розуміти, що комерційна інформація не є таємною чи секретною. комерційна формація підлягає захисту, а її втрата може призвести до значних негативних наслідків. Комерційну таємницю яка містить певні рішення, способи, креслення, які часто не можна захистити шляхом отримання охоронних документів, або отримання таких охоронних документів фактично призведе до розкриття інформації, тому таку інформацію суб’єкт господарювання змушений зберігати та охороняти всіма доступними способами. Комерційна таємниця віднесена статтею 420 Цивільного кодексу України до об’єкту права інтелектуальної власності.

З чого потрібно починати?

1. Слід провести ідентифікацію того, якою саме інформацією підприємство володіє. Кожен бізнес має свої особливості. Проекті установи, інженерні організації, розробники програмних продуктів, конструкторські бюро мають розуміти актуальність  вказаного питання.

2. Потрібно ідентифікувати осіб які мають доступ і фактично використовують інформацію в роботі.

3. Визначення та ідентифікація цінної та особливої інформації, яка фактично і підпадатиме під особливий режим захисту. Як правило, таку роботу проводить спеціально призначена для цього комісія в яку включаються, як правило, провідні фахівці.

4. Необхідно розробити процедури та механізми захисту від неконтрольовано використання/розповсюдження, витоку конфіденційної інформації.

5. Рекомендовано розробити та затвердити внутрішнє положення про комерційну інформацію. Положення має містити основні принципи регулювання та поводження персоналу з такою інформацією, такий внутрішній нормативний акт дуже допоможе вам в подальшому, в разі виникнення конфліктної ситуації. Також рекомендовано розробити інструкції щодо нерозголошення та переліки відомостей що становлять комерційну таємницю. Цими документами має бути унормовано оборот, використання, заборони чи обмеження.

Кабмін постановою від 19.10.2016 р № 736 затвердив Типову інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію

І хоча цей документ встановлює правила поводження в державних органах з матеріальними носіями інформації (документами), що містять службову інформацію, наведену методику можна використовувати в якості зразка для розробки правил поводження з комерційною, конфіденційною та службовою інформацією суб'єктами підприємницької діяльності будь-якої форми власності.

Типова інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію